Numa época de extrema competitividade no mercado financeiro, as empresas têm utilizado de estratégias de marketing para atrair cada vez mais os consumidores. E, nesse sentido, nenhuma delas quer colocar em risco a qualidade dos produtos e serviços que são oferecidos ao mercado.

Por isso, é de extrema relevância para qualquer organização, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, apresentar uma boa administração que exerça, às riscas, o planejamento, o controle, a execução e a direção necessária para que todas as etapas do processo produtivo sejam eficientes. Nesse aspecto, é importante ressaltar a necessidade de uma empresa estabelecer um planejamento estratégico e financeiro, baseados na sua missão e visão.

Em contrapartida, muitas empresas ainda não conseguem ter um controle efetivo sobre as atividades realizadas no dia a dia justamente por não conseguirem organizar as etapas necessárias para a execução do trabalho e, consequentemente, acabam gastando mais tempo, capital e informação do que o necessário.

Por esse motivo, esse artigo traz 5 dicas para reduzir custos com seus processos e todas elas têm, como ponto de convergência, o Mapeamento de Processos.

O que é Mapeamento de Processos?

O Mapeamento de Processos corresponde a um método essencial utilizado para estudar, analisar, destrinchar e esclarecer, passo a passo, as atividades realizadas por cada setor dentro de uma empresa, visando encontrar pontos de ruptura que interferem no bom desempenho e resultado da organização e otimizá-los com o intuito de oferecer as melhores soluções para aumentar a produtividade e eficiência do trabalho realizado pela corporação.

Como se dá a execução de um Mapeamento de Processos?

O primeiro passo para estabelecer a execução de mapeamento de processos é saber o que está sendo mapeado e o porquê. Não adianta estudar uma atividade operacional se não souber os potenciais aspectos em que ela está prejudicando a empresa e por mais que seja uma etapa óbvia, muitas organizações não conseguem traçar ou até mesmo distinguir o início, meio e fim de uma tarefa.

Em seguida, é necessário determinar o nível das informações que irão ser apresentadas através do mapeamento, porque é mais eficaz deixar todo o processo claro e objetivo para que todos os colaboradores possam entender as melhorias de suas funções.

O último passo é verificar e validar tudo o que foi mapeado para que não haja nenhum erro nas representações das atividades.

Como o mapeamento de processos pode ajudar no desempenho da sua empresa?

É inquestionável que o mapeamento de processos auxilia no desempenho de qualquer empresa, uma vez que identifica gargalos e propõe soluções para os problemas encontrados. Além disso, o mapeamento de processos ajuda a reduzir os custos de uma organização e vale a pena lembrar que eles não se referem apenas ao dinheiro gasto, mas também ao tempo, aos recursos materiais e etapas do trabalho.

Então, é importante levantar alguns pontos em que o mapeamento de processos pode auxiliar a sua empresa a voltar à tona para o cenário mercadológico competitivo e melhorar a organização interna.

  1.    Melhora a compreensão do negócio: Entender como funciona todas as etapas de produção da sua empresa é essencial para compreender quais os possíveis resultados que elas podem trazer para o desempenho da organização. Assim, o mapeamento de processos destrincha detalhadamente o passo a passo de cada atividade e qual a melhor forma de otimizá-las.
  2.   Auxilia na tomada de decisão: Sabendo quais são os pontos de melhoria e como eles podem alavancar ainda mais os resultados da empresa, o mapeamento de processos ajuda a escolher qual o melhor caminho a organização precisa seguir em determinado momento para conseguir destaque no mercado de negócios.
  3.   Descreve os procedimentos e processos: Como dito anteriormente, o mapeamento esclarece, passo a passo, as atividades realizadas por cada funcionário e otimiza cada uma delas para haver uma melhor organização da empresa.
  4.   Possibilita sua análise: Através da análise das atividades, é possível identificar problemas que podem reduzir a eficácia da empresa e, com isso, é praticável traçar soluções que visam melhorar a qualidade do processo.  
  5.   Melhora a eficácia e eficiência: Todos sabem que uma empresa eficiente e eficaz é aquela que mais se destaca no mercado. Portanto, o mapeamento de processos pode melhorar a eficiência e eficácia da sua organização a partir dos processos supracitados.

Quais os caminhos que a sua empresa precisa seguir para reduzir os custos com seus processos?

Os custos também podem se referir ao tempo em que uma atividade é realizada e à quantidade de matéria-prima utilizada. Por isso, existem algumas dicas que podem ajudar o seu negócio a diminuir as despesas e, em consequência, melhorar a estrutura interna da empresa.

  1. Otimizar a comunicação entre os setores e as pessoas da empresa: Um dos pontos mais relevantes para o bem-estar e o sucesso de uma empresa é a comunicação. É muito importante que o gestor saiba trabalhar com os grupos que compõem a empresa e saiba identificar o nível de produtividade de cada funcionário. Assim, ele pode entender e escutar quais os problemas que os colaboradores enfrentam no dia a dia do seu trabalho e pode definir um plano para melhorar a qualidade das funções de cada um.
  2. Melhorar a gestão da informação: Essa dica é totalmente dependente da primeira, porque é através da comunicação que as informações chegam e circulam no ambiente corporativo. A gestão de informação é extremamente importante para manter a organização dos dados da empresa e para facilitar que as informações cheguem às pessoas sem nenhum erro.

Com uma boa gestão da informação, a empresa passa a ter todo o insumo necessário para tomar decisões a respeito de como modificar o seu processo de produção, como otimizar as atividades e como trabalhar em cima das dificuldades de cada funcionário a fim de torná-los mais eficientes e produtivos, sem deixar de lado a parte do bem-estar pessoal e profissional.

  1. Aumento da produtividade com a gestão de processos: A gestão de processos está muito relacionada à otimização das atividades da organização. Então, como já discutido anteriormente, é possível reparar danos que afetam a empresa através do estudo e da análise das atividades cotidianas realizadas na organização.
  2. Reduzir desperdícios dos recursos: Esse ponto está interligado ao anterior, porque quando a gestão de processos encontra gargalos nas atividades, formas de superá-los são propostas para melhorar o desempenho da etapa e conseguir atingir o objetivo de forma mais responsável. Assim, tomar a iniciativa de cortar gastos é importante. Por exemplo, se os funcionários da sua empresa gastam 10h para produzir um produto que é resultado de uma atividade A-B-C-D-E-F e é constatado que eles podem ter o mesmo produto realizando o processo em 5 horas numa sequência C-D-E, será muito mais eficiente e eficaz para a organização propor a mudança. Assim, quanto mais as atividades forem estudadas, mais formas de melhorá-las serão encontrada
  3. Reduzir erros e retrabalhos: Essa última dica é dependente de todas as anteriores, porque ela é o último passo para a empresa conseguir reduzir seus custos e se tornar mais ativa no cenário mercadológico, atingindo uma boa produtividade e altas vendas. Assim, a redução de erros e retrabalhos é uma tarefa constante, um ciclo. Não é porque danos foram reparados há dois meses atrás que a organização não deve mais fazer um mapeamento de processos. Muito pelo contrário, problemas surgem a cada momento e é preciso estudar cada tarefa novamente, claro que sem repetir os erros anteriores!

A partir de agora o que vai ser melhorado na sua empresa?

Como toda mudança traz resultados, na sua empresa não seria diferente. Reduzindo os custos dos seus processos, sua organização poderá apresentar:

1. Melhor distribuição das atividades:

Cada funcionário saberá exatamente o que precisa fazer para atingir os objetivos da empresa e trabalhará em cima disso para produzir bons resultados.

2. Melhor aproveitamento da capacidade operacional:

A empresa saberá quais recursos poderá utilizar para produzir e oferecer seus produtos e serviços, sem sobrecarregar as demandas que dispõem para disponibilizá-los.

3. Melhor organização da empresa:

Todas as partes da organização trabalharão em conjunto, com sinergia, para atingir as metas e os objetivos estabelecidos para cada atividade.

Com todas essas dicas, não é possível que você vai ficar apenas observando os problemas da sua empresa. Mão na massa! Elas vão ajudar muito no desempenho da sua organização!