Como funciona a comunicação interna de uma empresa?

Esse tipo de comunicação abrange as formas de transmitir informações dirigidas ao público interno da empresa. Nela, são utilizados e-mails, comunicados internos, reuniões, avisos, redes sociais, telefonemas, entre outros meios de estabelecer contato internamente.

Qual a importância de estabelecer uma boa comunicação?

Por auxiliar na integração e alinhamento de membros, a comunicação se trata de um ponto chave para alcançar, de maneira efetiva, os objetivos de uma organização. A fim de tornar mais claras as vantagens de aperfeiçoar a comunicação da sua empresa, é possível citar duas funções básicas que ela possui:

  • Aumentar significativamente a motivação dentro da empresa, através do esclarecimento a respeito do que deve ser feito, por exemplo, qual a qualidade exigida naquela área, o desempenho do que foi entregue e o que fazer e como fazer para melhorá-lo (estabelecimento de metas específicas e feedback).
  • Facilitar a tomada de decisões, porque proporciona as informações que os indivíduos necessitam para tomar decisões, por meio da transmissão de dados que irão levar à avaliação mais ampla de alternativas.

O que é feedback e qual sua importância na comunicação interna de uma organização?

Na descrição da primeira função básica da comunicação, foi citado um termo técnico muito utilizado na área administrativa, “feedback”. Esse vocábulo refere-se a uma avaliação que é feita com base em ações ou resultados obtidos, no caso, por membros da empresa. O intuito do feedback é não levar em consideração a hierarquia que há dentro de uma empresa, podendo assim, ser considerado uma “via de mão dupla”, que visa atingir dos maiores aos menores cargos. Além disso,  ele permite com que haja uma relação de confiança entre o líder e o liderado, alinhando-os, proporcionando um maior desenvolvimento profissional para ambos e contribuindo com a estratégia da empresa.

Destrinchando o processo de comunicação:

Para realizar uma comunicação é necessário ter um propósito que será expressado para outra pessoa por meio de uma mensagem, repassada através de um canal. Segundo Elaine Bez Birolo Casagrande (secretária executiva) que realizou uma pesquisa no ano de 2010 em uma empresa do ramo alimentício localizada no estado de Santa Catarina, foi analisado que 52% dos colaboradores entendiam parcialmente as informações que recebiam e apenas 22% compreendiam a mensagem por completo, fato que comprometeu a área estratégica dessa organização. 

Portanto, a fim de realizar uma comunicação efetiva e melhorar o estratégico da sua empresa, repassando o recado de maneira mais clara possível para que a pessoa possa compreendê-lo, é preciso dar ênfase a alguns pontos:

  • Conhecer a pessoa com quem você está se comunicando é fundamental, e isso consiste na ideia de ter em mente que todos são diferentes e possuem canais de comunicação distintos (algumas são mais visuais, outras auditivas e outras cinestésicas, ou seja, mais ligadas às emoções). Após entender o perfil do seu receptor, você poderá repassar a mensagem de maneira mais efetiva.
  • Pense na melhor maneira de transmitir a mensagem, sempre com muita consistência, de maneira clara, completa e assertiva.
  • Faça uma autoanálise, reflita se após compreender sua própria informação e o objetivo por trás dela, ela foi transmitida da melhor maneira ao receptor. Para ter uma visão mais ampla da qualidade da sua comunicação interna, peça feedbacks às pessoas com quem você se comunicou.

Como utilizar a comunicação eletrônica da melhor forma?

Diante do avanço da tecnologia de maneira global, as organizações vêm sendo aprimoradas, especialmente quanto à forma de comunicação. Isto inclui o uso de e-mails, redes sociais e chamadas de vídeo. O uso de e-mails, por exemplo, diminuiu significativamente o número de telefonemas realizados por funcionários para entrar em contato com clientes e fornecedores. Tendo em vista que houveram diversas mudanças nos canais utilizados, é possível citar em tópicos alguns deles:

O e-mail, assim como todos os outros canais, possui suas vantagens e desvantagens. Seu principal ponto forte está relacionado ao fato de poder ser escrito, editado e armazenado rapidamente, além de possibilitar a comunicação com várias pessoas ao mesmo tempo. Porém, seu lado negativo se relaciona à ausência de conteúdo emocional, não é normalmente utilizado em momentos sérios, como demissões ou fechamento de unidades.

  • As chamadas de vídeo permitem que os membros de uma empresa realizem reuniões com pessoas que se encontram em lugares diferentes, possibilitando a realização de reuniões interativas. 
  • As mensagens instantâneas enviadas via redes sociais são utilizadas atualmente como um e-mail, normalmente mais personalizado, em tempo real. Essa maneira é uma das mais rápidas e baratas que os executivos usam para entrar em contato com seus funcionários ou dos empregados manterem contato entre si.

Proporcionalmente ao avanço da tecnologia, surgem as modificações na área de comunicação organizacional. Com os canais eletrônicos, não é mais necessário que um indivíduo esteja no seu local de trabalho para estar disponível. Por outro lado, a linha que divide o trabalho da vida pessoal pode se romper, visto que nessa era eletrônica, todos os funcionários podem estar disponíveis o dia inteiro, não importa o local.

Gestão do conhecimento:

Esse tópico referente ao comportamento organizacional, trata-se do processo de organização e distribuição de conhecimento dentro da empresa, visando que a informação certa chegue à pessoa certa, no momento certo. Se bem executada, ela pode melhorar bastante o desempenho da sua empresa e oferecê-la uma maior vantagem competitiva, visto que ela prepara os funcionários de maneira mais eficiente.

A Siemens (gigante internacional na área de telecomunicações), por exemplo, possui um sistema de gestão do conhecimento que permite a integração entre empresas localizadas em países diferentes, partilhando suas experiências e dados técnicos que beneficiem a organização como um todo.

Escolha do canal de comunicação:

Os canais diferem em relação à capacidade de transmitir informações. Cada canal funciona de uma determinada maneira, para uma situação específica. Alguns servem para manejar diferentes sinais ao mesmo tempo, outros para facilitar um feedback rápido ou ser extremamente pessoais. A conversa face a face é uma das formas mais ricas de se comunicar, devido ao fato de oferecer o máximo de informações possíveis durante o processo. Ou seja, ela oferece múltiplos sinais de informação (gestos, expressões faciais, entonação, entre outros). Todavia, o ideal é identificar qual será o canal viável de acordo com cada situação, para que assim, a comunicação se dê de modo mais efetivo.

Quais são as barreiras colocadas na realização de uma comunicação eficaz?

  • A filtragem incorreta das informações que serão transmitidas, a fim de que a mensagem seja compreendida de maneira favorável ao receptor.
  • A sobrecarga de informações, que podem ser traduzidas no número excessivo de e-mails a serem enviados, telefonemas, reuniões, etc. Essa barreira ocorre quando as pessoas possuem tantas informações que não conseguem organizá-las e transmiti-las de maneira correta, muitas vezes, esquecendo de alguns recados adicionais que seriam essenciais para uma compreensão da mensagem por completo.
  • As emoções são barreiras que influenciam de maneira direta na interpretação da mensagem, visto que como o receptor se sente na hora de receber a informação, influenciará na forma como ele irá a interpretar. Estados emocionais mais extremos, como por exemplo depressão ou euforia, possuem uma maior probabilidade de impedir uma comunicação eficaz.
  • A linguagem utilizada no momento de transmitir a informação é fundamental para realizar (ou não) uma comunicação eficaz, visto que determinadas palavras possuem significados diferentes para cada pessoa. As variáveis que mais influenciam nesse fator são a idade, a educação e o histórico cultural. Portanto, é importante evidenciar novamente a importância do emissor conhecer quem será o receptor da mensagem, a fim de transmiti-la da melhor forma possível.
  • Outro grande obstáculo é o medo da comunicação, que afeta diretamente toda a categoria de técnicas de comunicação. Esse fator pode dificultar extremamente uma conversa com outra pessoa ou uma crise de ansiedade ao falar pelo telefone. Após tomar conhecimento de quem são as pessoas que se identificam com esse tópico, é essencial fazer uma seleção, para que elas não façam atividades em que a comunicação seja tida como ato principal.

Agora que você conhece mais sobre esse tema, sugerimos uma outra leitura sobre como gerenciamento de equipes. Esta próxima leitura é fundamental para um melhor processo de organização interna e aumento de resultados.