Por que gerenciar?

Gerenciar é essencialmente resolver problemas em grupo, e não fomos educados para isso. Pense bem. Se a empresa tem um problema é porque nem todos sabem sua causa ou conhecem perfeitamente a solução. Do contrário, já o teriam resolvido. Enfrentar problemas significa desbravar o desconhecido e muita gente tem pavor disso porque se sente ameaçada.”

Vicente Falconi, nessas palavras, define consistentemente o papel da liderança de uma empresa, de um departamento ou de um projeto. Sozinho, o time operacional teria dificuldades na execução dos processos, das atividades e das tarefas necessárias em um projeto. O papel de um gerente é facilitar a sequência de atividades e o tempo destinado a cada uma delas, facilitar a aquisição de conhecimento para o time e facilitar a aplicação desse conhecimento nas atividades diárias.

Já em outras palavras, quando afirma que “Liderar é bater metas, com o time e fazendo o certo”, Falconi enuncia algumas outras importantes características presentes em uma boa liderança. Metas existem, ou deveriam existir, em toda atividade empresarial. Entregar projetos sem atraso, com qualidade e que garantam a satisfação do cliente, são exemplos de metas que deveriam estar presentes e serem perseguidas por qualquer time.

Trabalhar bem em conjunto, com o time, é a maneira mais eficiente conhecida de se aumentar a produtividade de alguma tarefa ou conjunto. Já executar as atividades diárias “fazendo o certo” significa guiar o dia a dia dos projetos de maneira ética, construindo e vivenciando os valores da organização.

Toda liderança, e, em específico, gerentes, deveriam se preocupar em garantir os meios para que o seu time:

  1. Bata metas: Definindo metas de maneira inteligente e proporcionando o conhecimento técnico necessário para as pessoas;
  2. Trabalhe bem em conjunto: Montando bem o seu time, treinando, inspirando, promovendo a meritocracia e tirando as pessoas de sua zona de conforto;
  3. Faça o certo: Promovendo uma cultura única, voltada para resultados, ética e de enfrentamento dos fatos e dados.

Métodos de gerenciamento tradicionais

Para garantir que tudo isso seja feito algumas metodologias podem facilitar o dia a dia de um gerente. A palavra método é originada do termo grego méthodos, sendo meta = objetivo a ser atingido e hodos = caminho. Logo, quando se fala de métodos tradicionais de gerenciamento, se refere a formas utilizadas principalmente a partir da década de 1970 pelas empresas para garantir que seus times atingissem seus objetivos.

O principal método gerencial utilizado no mundo empresarial é o PDCA. PDCA é um acrônimo para as palavras de origem inglesas “Plan” (Planejar), “Do” (Executar), “Check” (Checar ou Avaliar) e “Act” (Corrigir). Se trata de um sistema cíclico de melhoria contínua bastante semelhante à filosofia Kaizen.

A partir de uma rotina de planejamento, execução, metrificação e avaliação dos resultados obtidos e correção dos problemas que ocorreram ao longo da execução através de planos de ação, empresas de pequeno, médio e grande porte conseguem alavancar seus resultados a partir de processos e atividades cada vez mais consistentes e de qualidade.

Entretanto, por possuir ciclos de médio prazo, muitas vezes as organizações sentem a necessidade de tornar mais ágil o processo de gerenciamento das atividades e projetos da empresa. Foi nesse contexto que o método gerencial foi readaptado para comportar cadências de trabalho cada vez mais curtas. Assim, os projetos, atividades e processos do mundo digital, cuja eficiência e agilidade são suas principais características, puderam passar a ser acompanhados em seus próprios ritmos.

Métodos ágeis de gerenciamento

A principal metodologia ágil utilizada no gerenciamento de times e projetos é o Scrum. Antes de iniciar a explicação acerca de como funciona o andamento dela e sua utilização no gerenciamento de projetos, é válido apresentar, antes, o significado dos termos utilizados na metodologia explicação da metodologia.

Product Backlog – São as características, requisitos e restrições que deverão estar presente no que será entregue ao cliente final (podendo ser um produto, software, projeto, etc.). É uma lista de características e funcionalidades que deverão ser entregues.

Sprint – É o período de tempo que será utilizado para realizar partes do Product Backlog. Um Sprint tem, em média, de duas à quatro semanas e, ao final de todos os sprints do projetos, o projeto deverá conter tudo o que estava no Product Backlog.

Sprint Planning Meeting – É a reunião onde se define quais partes do Product Backlog será realizado no primeiro Sprint do projeto.

Product Owner – É quem define o Product Backlog. Ou seja, é a pessoa que sabe e define tudo o que terá que ser entregue ao fim do projeto.

Sprint Backlog – São as atividades do Product Backlog as quais foram decididas no Sprint Planning Meeting que serão realizadas no Sprint do projeto.

Scrum Master – É, normalmente, o Gerente de Projetos. É o facilitador de todas as reuniões e garante a realização do Sprint Backlog ao longo de cada Sprint.

Daily Scrum – É a reunião diária realizada na manhã de um dia, quando o time se alinha quanto às atividades realizadas no dia anterior e as que serão realizadas no dia do Daily Scrum. (Caso realizada no fim do dia, também pode se alinhar o que se fez no dia do Daily Scrum e o que será feito no dia seguinte.) Nessa reunião também se discutem as atividades encontradas na realização das atividades e o que pode ser feito para sanar tais dificuldades.

Sprint Review Meeting – Reunião realizada no final de um Sprint para alinhamento de todas as atividades que compuseram a realização do Sprint Backlog.

Sprint Retrospective – Retrospectiva do Sprint realizada em uma Sprint Review Meeting. Após a retrospectiva e alinhamento quanto às lições aprendidas, se inicia o processo de planejamento do próximo Sprint.

Como utilizar as metodologias ágeis

Após o entendimento dos conceitos-chave do Scrum, se pode descrever o ritual de realização de tal metodologia no gerenciamento de um projeto. O projeto é dividido em ciclos de tempo nos quais se realizarão partes da entrega final e diariamente o time se reúne em um Daily Scrum.

Caso implementado corretamente no gerenciamento de um projeto, as atividades realizadas em cada dia de um Sprint irão compor o Sprint Backlog. Os Sprints Backlog de todos os Sprints realizados deverão compor o Product Backlog.

É exatamente por isso que o Scrum é considerado uma metodologia ágil. Ao definir o que será feito em cada dia do projeto, é possível criar um senso de urgência que acabará com a procrastinação, falta de consistência na execução e falta de alinhamento entre os membros do time.

A agilidade advinda do desdobramento de todo um projeto em atividades diárias, a partir da definição do que precisa ser feito, do colaborador responsável pela realização e pela menor data de entrega possível (1 dia) é a principal característica dessa metodologia.

A A.C.E. Consultoria, por exemplo, gerencia os seus projetos de consultoria a partir da conjugação do Scrum com o PMBOK, guia de gerenciamento de projetos.